stel je SOW op in 10 stappen.

Lees meer

Wanneer bedrijven voor een groot, ambitieus project staan, maar niet de nodige ervaring, kennis of mankracht hebben om het in huis te doen, maken ze al snel de keuze om dat project uit te besteden. Zij worden volledig ontzorgd en kunnen op 2 oren slapen, en jij en je team mogen weer een interessant project uitvoeren: win-win!

Bij het uitbesteden van een project moeten alle afspraken voor beide partijen duidelijk zijn. Je hebt een document nodig waar je naar kan teruggrijpen als er iets niet duidelijk is, als er iets fout loopt of als de klant niet tevreden is met de (tussentijdse) resultaten.

Ons advies? Stel een Statement Of Work (SOW) op! Een SOW is een gedetailleerd document dat onder andere de deadlines, prijzen en overeengekomen resultaten van het project definieert. Met andere woorden: een werkverklaring waarin beschreven wordt wat het project wél en niet omvat. 

hoe begin je aan het opstellen van een SOW?

Klinkt handig, zo’n SOW! Dat willen wij ook. Maar hoe begin je eraan, en wat moet het zéker omvatten?

Je start met het schrijven van je SOW op het moment dat je in contact komt met de klant. Het is dus belangrijk om de juiste vragen te stellen, zodat je van in het begin een duidelijk beeld hebt van de doelen van je klant. Stel vragen zoals:

  • wat brengt het project jullie op?
  • welke resultaten verwachten jullie?
  • wat is jullie budget?
  • welke deadlines hebben jullie voor ogen?

stel je sow op in 10 stappen.

Welke onderwerpen haal je aan in je SOW en hoe begin je aan het schrijven van zo’n document? Volg onze stappen en je hebt een gedetailleerd Statement Of Work in no time!

Hou natuurlijk in je achterhoofd dat ieder SOW er anders uitziet. De volgorde van de onderwerpen kan veranderen, en voor jouw specifiek SOW moet je er misschien bepaalde stukken uitlaten, of extra secties aan toevoegen.

1. introductie.

Het allereerste onderdeel van je Statement Of Work is een introductie. Beschrijf het project, benoem de belangrijkste stakeholders en definieer het werk dat uitgevoerd moet worden. 

Noteer hier ook duidelijk dat de SOW een formeel contract is, waartoe beide partijen zich verbinden wanneer het document getekend wordt.

2. visie.

Wat is het doel van het project? Welke visie heeft de klant, en kan jouw team zich daarin vinden? Definieer de visie van de klant om je doelen te bepalen, maar ook om bepaalde verwachtingen te managen. Is alles haalbaar in de tijd die de klant vooropstelt? Is het uiteindelijke doel realistisch? Zal het project het probleem van de klant oplossen, of is het slechts een temporary fix?

3. vereisten.

Wat zijn de fundamentele vereisten van het project? Welke oplossingen moet het voortbrengen, en hoe? De vereisten moeten voor beide partijen duidelijk én haalbaar zijn.

Tip: lijst alle vereisten duidelijk op in de SOW. Deze lijst kan je daarna gebruiken om het proces te bepalen, de taken te verdelen …

4. scope.

In deze stap gebruik je de eerder gedefinieerde visie en vereisten om de scope van het project te bepalen. 

Wat ligt er binnen de scope, en wat niet? Deze stap zal je later ook gebruiken om de mijlpalen en tussentijdse resultaten van het project te bepalen, dus het is belangrijk dat je hier voldoende tijd aan besteedt! 

5. deadline.

Laat je niet vangen, deze stap is moeilijker dan je denkt! Je moet namelijk een haalbare deadline vastleggen, en dat kan best tricky zijn. De kans is groot dat de klant alles zo snel mogelijk klaar wilt hebben - liever gisteren dan vandaag. Maar jij moet je team beschermen tegen onhaalbare doelen, en je moet tegelijk ook de verwachtingen van de klant managen. 

Inschatten hoeveel tijd een bepaalde taak inneemt en welke capaciteit je op welk moment zal hebben vraagt wat oefening. Maar hoe vaker je het doet, hoe beter je erin zal worden!

6. toewijzen van de beschikbare middelen.

En dan hebben we het niet enkel over het budget dat je krijgt van de klant of andere fysieke middelen. De kennis van je teamleden, het invullen van de rollen en de beschikbare capaciteit op elk moment zijn ook van belang. 

Het is belangrijk om te bepalen over welke middelen je beschikt voor een bepaald project, en deze op de juiste manier te verdelen. Wijs je de juiste rollen toe aan de juiste personen en schat je goed in hoeveel tijd elke taak zal innemen, dan breng je het project tot een vlot einde. En dan is de kans groot dat de klant je de volgende keer opnieuw inhuurt!

7. planning.

In deze stap begin je met het opstellen van de tijdlijn van je project. Hou rekening met tussentijdse deadlines en opleveringen. Het is een goed idee om deze tijdlijn ook met de klant te bespreken, en hen regelmatig op de hoogte te houden van de vooruitgang.

8. betalingsvoorwaarden.

Wat is het exacte tarief? Wanneer en hoe wordt de betaling uitgevoerd? Voeg in deze stap ook het juiste rekeningnummer, het BTW-nummer van je bedrijf en andere specifieke zaken belangrijk voor de betaling toe.

9. speciale vereisten.

Heeft de klant nog specifieke wensen die niet aan de visie, vereisten of scope werden toegevoegd? Definieer ze dan hier. Denk bijvoorbeeld aan: veiligheidsmaatregelen, wie heeft er toegang tot bepaalde databases …

10. tekenen.

Heb je de vorige 9 punten grondig overlopen en mist er nergens nog informatie? Dan is het tijd om de SOW te tekenen! 

Et voilà: nu heb je een document dat dient als actieplan én als contract!

waarom heb je een sow nodig?

Een goed gedefinieerde Statement Of Work is de eerste stap naar het op tijd, binnen de scope en binnen het budget uitvoeren en opleveren van een project. 

Bovendien functioneert de SOW als referentiemateriaal tijdens het project. Het document definieert het centrale doel van het project en het werk dat aan het eind van het project afgerond moet zijn. Dat alles wordt overeengekomen door de ondertekening van het SOW. Een goed Statement Of Work dient dus om zowel jou als je klant te beschermen.

Zit je na het lezen van dit artikel nog met vragen? Aarzel dan niet om contact op te nemen. Voor engineering projecten mogen al je vragen naar: bjorn.biermans@ausy.nl. Heb je vragen over een IT-project, dan kan je contact opnemen met jerry.van.den.berg@ausy.nl!

A man and a woman talking.
A man and a woman talking.